Excel Plugin – Verder gaan

Hier zijn we dan. Na het leren van de basis van de Excel plug-in, kunt u zich afvragen hoe u wat meer gevorderde acties kunt uitvoeren. Deze pagina geeft u een aantal ideeën om uw kennis over de plug-in verder uit te breiden.

Data manipulatie tips en tricks

Filteren/verbergen en sorteren

Ondanks het feit dat u enkel tabbladen kan verkrijgen met daarin de voorheen gedefinieerde data van projecten of lijsten, kan u doormiddel van filteren en sorteren een snel overzicht krijgen van al uw relevante data voor uw analyse.

Het gedraagt zich precies zoals in een standaard Excel tabblad. Klik op het pijltje naast een kolomtitel, bijvoorbeeld ‘category’. Sorteer en filter naar wens.

Er is ook de mogelijkheid om de kolommen te verbergen door ze te selecteren en te klikken op “hide”.

Het toevoegen van meerdere gebruikers of documenten aan een punt/formulier

Voor sommige kolommen (zoals “User in charge”, documents, …) zal u zien dat cellen over meerdere waardes kunnen beschikken. Maar, u heeft enkel toegang tot een enkele drop-down menu. Om deze cellen aan te passen en, bijvoorbeeld, meerdere gebruikers aan een punt te linken, opent u de cel formule editor, houd u de ALT-toets in en drukt u tegelijkertijd op enter om een nieuwe lijn in te voegen. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om meer data toe te voegen. U kan ook de inhoud van andere cellen kopiëren.

Opmerkingen toevoegen aan een punt/formulier

APROPLAN heeft een krachtig vermogen om ten alle tijden opmerkingen toe te voegen, op alle onderdelen die u ziet op het veld.

Om opmerkingen te maken in de Excel plug-in, typt u wat u wil opmerken in de ‘comments’ cel en klikt u daarna op ‘upload’. De voorafgaande inhoud van de cel zal niet overschreven worden. In plaats daarvan zal uw nieuwe opmerking worden toegevoegd onder de eerdere opmerkingen in de cel.   

Het gebruiken van de plug-in data

Formules en macro’s

De tabbladen die geproduceerd worden door de plug-in ondersteunen elke soort formules en macro’s. Het is niet aanbevolen om alle APROPLAN data automatisch te updaten met het gebruik van macro’s, aangezien dit de integriteit van uw APROPLAN inhoud zou kunnen beschadigen. Toch kan u ze gebruiken om inzichten te verkrijgen (planning, dashboard, …).

Maak een planning

Een goed manier om de data, geproduceerd door de plug-in, te gebruiken is om een gebruiksvriendelijke projectplanning te maken. Pas simpelweg de datums aan (creation, due date, …), en maak een planning tabel die uw werkwijze reflecteert.

Zoals u kan zien is er al een bootstrap van een voorbeeld planning diagram beschikbaar aan de rechterzijde van de gepresenteerde informatie in uw tabblad. Wijzig hier de stijl, kleur, formules, en maak de planning die u nodig heeft.

Maak een dashboard

Aangezien uw APROPLAN data zich nu in Excel bevindt, kan u hiervan gebruik maken om dashboards te maken. Creëer uw draaipunten, tabellen en formules om uw projecten automatisch te monitoren.

Het verstaan van de upload errors

Soms, wanneer u een tabblad uploadt, kan u een error tegenkomen. Geen zorgen, dit is normaal. Wanneer dit gebeurt, betekent dit dat APROPLAN niet kan garanderen dat de data die u probeert in te voegen:

  • Valide is voor APROPLAN
  • Verstaanbaar is voor de plug-in

Hierdoor krijgt u soms te maken met een foutmelding.

Laten we even kijken naar een simpel voorbeeld.

Voorbeeld 1

In de onderstaande afbeelding kan u zien dat er een foutmelding was met betrekking tot lijn 5.

De foutmelding geeft weer dat de categorie niet bestaat. Dit komt doordat iemand de categorie van het punt heeft veranderd zonder de geassocieerde subcategorie te updaten. Het gevolg hiervan is dat de data niet doorverwezen kan worden naar APROPLAN.

Voorbeeld 2

Een andere foutmelding kan voorkomen wanneer APROPLAN niet in staat is om een unieke entiteit te vinden voor een gegeven naam. In dit voorbeeld probeerde iemand een punt te linken aan een document genaamd “Plan_APROPLAN”, maar, aangezien er meerdere documenten met dezelfde naam zijn, was de plug-in niet in staat de data door te verwijzen om zo te vermijden dat het verkeerde document gekoppeld werd.

Hoe lost u dit op?

Nadat u de data heeft proberen door te verwijzen zal de plug-in aangeven dat er bepaalde fouten het uploadproces tegen houden.

Afhankelijk van het aantal fouten (minder of meer dan 5), zal de plug-in u informeren dat:

  • De data doorverwezen is, behalve de gefaalde rijen
  • De upload compleet afgebroken is (omdat er te veel fouten waren)

Dit betekent dat als u het tabblad opnieuw downloadt, dat al de niet-doorverwezen data overschreven zal worden met de correcte informatie uit APROPLAN.

Als u dit niet wilt, kan u:

  • De data repareren in het tabblad (correcte categorie links maken, de documentnaam veranderen, …)
  • De gefaalde rijen verwijderen en daarmee accepteren dat zij niet veranderd zullen worden.

Mocht u problemen ervaren met het niet begrijpen van een bepaalde foutmelding, of mocht u ondersteuning nodig hebben over het repareren van enkele fouten, kan u altijd terecht bij de klantenservice via support@APROPLAN.com of via de groene help toets die op meerdere plekken beschikbaar is in uw app.

Typische APROPLAN Excel Plug-in gebruiksvoorbeelden om efficiëntie te verhogen

Er zijn verschillende manieren om de Excel plug-in te gebruiken. Afhankelijk van uw werkwijze en uw gewenste resultaten, kan u de plug-in gebruiken op verschillende manieren om zo een meer productieve werkomgeving te creëren.

De volgende sectie zal een aantal succesvolle gebruiksvoorbeelden demonstreren van onze klanten die momenteel al gebruik maken van de plug-in. Als u ook een interessante toevoeging heeft, kan u deze altijd met ons delen en zo helpen om de APROPLAN-gemeenschap beter te informeren.

Het importeren van historische data

Om gebruik te kunnen maken van alle mogelijkheden die de plug-in te bieden heeft (dashboarding, planningen, projectmanagement), heeft u natuurlijk eerst data nodig uit APROPLAN om te voeden aan uw spreadsheets.

Als u net begint met APROPLAN kan het zijn dat u dit soort data nog niet in beschikking heeft.

De APROPLAN Excel plug-in kan u helpen na het instellen van uw projecten om alle historische data van eerdere systemen te importeren. Deze data kan komen vanuit spreadsheets, papieren documenten of andere soorten data.

Vertaal gewoonweg uw historische data in een plug-in tabblad en upload alles naar APROPLAN.

Werken met lijst patronen

Een ander gebruiksvoorbeeld van de plug-in is de “lijst patronen”. Afhankelijk van de sector waarin u werkt en de projecten die u maakt, kan het voorkomen dat u een bepaalde soort herhalend patroon in uw APROPLAN data heeft.

Laten we inbeelden dat u werkt voor een bedrijf dat huizen bouwt. Ongeacht het huis dat u bouwt zal het proces altijd hetzelfde zijn. Eerst inspecteert u het veld, vervolgens voert u taken uit en als laatste kijkt u of alles goed is uitgevoerd.

Al deze brede taken kunnen gedefinieerd en gekopieerd worden van het ene project naar een nieuw project door middel van de plug-in. Dit zal u een hoop tijd besparen en uw processen mooier, makkelijker en meer schaalbaar maken.

Lees verder:


Wat vond je ervan?