Hoe kan ik een nieuw formuliersjabloon creëren en laden? - Webversie

Het creëren van een model gebeurt op schaal van het bedrijf. Dit model, kan vervolgens door de verschillende belanghebbenden worden gebruikt voor uw projecten.

De eerste stap om in een formuliersjabloom te werken en samen te werken, moet er een template worden gemaakt. Dit kan dan later gebruikt worden in verschillende veiligheid- of omgevingskwaliteit controles.Eenmaal gecreëerd, zullen de gebruikers die de rechten hebben, erin toegang krijgen. (Om toegangsrechten beter te begrijpen, klik hier.  

Publieke Formulieren Sjablonen

Naast het creëren van formuliersjablonen, kan u ook de gecertificeerde modellen downloaden van de sjablonen bibliotheek.

Krijg toegang tot onze Formuliersjablonen bibliotheek
  1. Ga naar de publieke sjablonen bibliotheek op onze website: https://www.aproplan.com/qhse-forms
  2. Klik op het Formulierensjabloon waar u toegang voor wenst te krijgen  

  3. Klik op de “Toevoegen aan mijn bedrijf” knop

  4. Login tot de APROPLAN Web Applicatie (https://app.aproplan.com) en navigeer naar het “Bedrijf” venster in de hoofdpagina.

  5. Klik op het “+” icoon, onderaan rechts op uw scherm.

  6. Sleep of zoek het formulierensjabloon dat u heft gedownload, door te klikken op de “browse’ optie (1) en vervolgens op de “importeer” knop (2).

Gefeliciteerd! Het Formulierensjabloon is nu geüpload naar uw bedrijf en klaar om gebruikt te worden!

Maak uw formuliersjabloon

 ⚠️⚠️let op!!! Om van tevoren een nieuw formuliersjabloon te kunnen laden, moet u:

  • Toegang tot uw account hebben via de web-toepassing
  • Beschikken over een APROPLAN-bedrijfs-licentie

1. Ga naar het tabblad Bedrijf

2. Open de Sjablonen

3. Open en klik vervolgens op de knop “+” rechtsonder

4. Er wordt een venster geopend, daarop verschijnen twee stappen.

Stap 1: Creëer een nieuwe template

De makkelijkste manier om te beginnen is om een voorbeeld te downloaden in de Excel-versie.

1. Zodra het document in Excel is gedownload, opent u de betreffende werkfolder DATA.

De tabel die ingevuld moet worden bestaat uit twee delen.

Als eerste moet u het deel Template (in het blauw) invullen, dat wil zeggen de informatie op het formulier zelf.

2. De eerste kolom hoeft niet te worden ingevuld, deze wordt automatisch door APROPLAN  ingevuld die automatisch aan de slag gaat met het invullen van de informatie, tijdens uw eerste modelimport.

3. Vul de 4 verplichte kolommen in, die kolommen zijn:

 Template title: geef een naam aan uw formulier.

Template type: deze kolom is ingevuld als een vervolgkeuzelijst. Maak een keuze uit de 3 verschillende soorten elementen: Safety (Beveiliging), Quality (Kwaliteit)  & Environnement.

Template language code: selecteer de taal. Deze kolom bevat een vervolgkeuzelijst.

Sjabloon wordt gearchiveerd: geef aan of u de formuliersjabloon wilt archiveren of niet. Deze kolom bevat een vervolgkeuzelijst.

De kolommen daarna, ofwel Template Archived Date, Template Creator Alias et Template Creation Date hoeven niet te worden ingevuld. Nogmaals vult de toepassing APROPLAN die kolommen voor u in.

 U komt nu aan bij het deel Form Template Question (in het roze)

De kolom Question id hoeft niet te worden ingevuld. APROPLAN zal automatisch de informatie invullen bij de eerste import van het model.

4. Vul de volgende kolommen in:

Question Title: die kolom is verplicht, die stelt u in staat om uw vraag te noteren.

Question Description: die kolom is optioneel, die stelt u in staat om een omschrijving toe te voegen aan uw vraag om die meer context te geven.

Question Type: deze kolom is verplicht en bevat een vervolgkeuzelijst, deze definieert het type vraag

1. FreeText: open vraag, de deelnemer zal de tekst moeten invoeren.

2. DateTime: de deelnemer zal een datum op de kalender moeten selecteren.

3. PredefinedString: de vraag kan beantwoord worden met « ja » of « nee »

4. FreeNumber: een genummerde open vraag, de deelnemer zal een nummer moeten invullen.

5. PredefinedNumber: de deelnemer zal uit een beperkt aantal genummerde antwoorden moeten kiezen.

6. MultipleChoice: meerkeuzevraag, u bepaalt van tevoren de mogelijke antwoorden  

 

Question Predefined Choices: Die kolom moet verplicht gebruikt worden als het type vraag PredefinedString, PredefinedNumber et Muliplechoice is.

Deze kolom vereist een bepaalde schrijfstijl: schrijf uw verschillende antwoordmogelijkheden tussen aanhalingstekens. In plaats van een spatie tussen de verschillende antwoorden in te voegen, drukt u op "ALT" en vervolgens op "ENTER" als u een Mac gebruikt en "CTRL” en vervolgens "ENTER" als u Windows gebruikt.

Question Minimum en Question Maximum, die kolommen zijn optioneel en alleen in te gebruiken indien het type vraag: PredefinedString, PredefinedNumber et Muliplechoice is. Dat staat toe om een minimumaantal of maximumaantal karakters te bepalen voor de antwoorden op uw vragen.

Question MaxLength, die kolom is optioneel en kan alleen worden gebruikt als uw vraag een open type vraag is (FreeText et FreeNumber). Dat stelt u in staat om het aantal karakters in de text te beperken.

Question is Archived: Hoeft niet te worden ingevuld, bij het downloaden van een nieuw formulier.

Question Archive Date: Hoeft niet te worden ingevuld, bij het downloaden van een nieuw formulier.

Question Conformity Rules: deze kolom is optioneel, tussen haakjes geplaatst, het antwoord zal als conform worden beschouwd als het binnen het gedefinieerde waardebereik valt ({"min", "max"}).

Als tussen haakjes staat, wordt het antwoord als conform beschouwd als het in de tabel wordt vermeld (["Ja", "Misschien"]).

7. Nadat u de definitieve versie van uw document hebt opgeslagen, kunt u nu het nieuwe formulier op APROPLAN laden door naar stap 2 te gaan. Klik op Bladeren en selecteer vervolgens het Excel-document op uw computer (of sleep uw bestand naar de weergegeven ruimte op de stippellijn). Om het proces af te ronden, klik op laden.

 

8. Uw nieuwe formulier bevindt zich in de lijst Modellen en zal beschikbaar zijn in de verschillende lijsten (communicatiekanalen) van uw verschillende projecten.

Een probleem? Neem hier contact op of stel uw vragen direct aan de toepassing.


Wat vond je ervan?