Excel Plug-in – Hoe te gebruiken?

Introductie

Wanneer u de plug-in succesvol heeft geïnstalleerd, opent er een nieuw “APROPLAN” tabblad, welke weergegeven wordt bovenin de navigatiebalk.

Klik hierop om toegang te krijgen tot vijf nieuwe knoppen.

Log: Om in te loggen tot de plug-in, door het invoeren van uw APROPLAN gegevens.

Download: Om uw APROPLAN data te exporteren naar een Excel spreadsheet.

Upload: Om uw Excel spreadsheet data te importeren naar APROPLAN.

Settings: Om bepaalde elementen te van de plug-in te configureren.

Get started: Om directe toegang te verkrijgen tot ons helpcentrum.

Download uw eerste data

Nu dat u in de plug-in zit, kan u beginnen met het downloaden van uw data.

Begin door u in te loggen in APROPLAN door te klikken op de “Log” knop.

Voer uw gegevens in en bevestig door te klikken op de “LOGIN” knop.

Vervolgens, selecteer “Download” en kies de gewenste projecten en lijsten om te downloaden.

Wacht totdat uw data doorverwezen wordt naar uw werkblad.

Afhangend van de kwaliteit van uw netwerk snelheid en de grootte van uw project, kan de eerste synchronisatie een aantal minuten duren.

Dit gebeurt echter maar een enkele keer tijdens het eerste gebruik van de plug-in. De volgende lijst geeft u een schatting van de tijdsduur:

  • Minder dan 200 punten : Ongeveer 1 tot 2 minuten
  • Minder dan 5,000 punten : Ongeveer 5 tot 10 minuten
  • Minder dan 25,000 punten : Ongeveer 30 tot 60 minuten
  • Meer dan 25,000 punten : Ongeveer 2 tot 3 uur.

Tip: Selecteer meerdere lijsten / projecten door de CTRL of SHIFT knop in te drukken tijdens het selecteren van meerdere items.

Het maken en uploaden van simpele veranderingen

Nadat u uw data beschikbaar heeft in een Excel spreadsheet, kan u het updaten en bepaalde informatie rechtstreeks doorverwijzen naar APROPLAN.

Update

Om uw data up te daten kan u de inhoud van de cellen zelfstandig aanpassen zoals u zou doen bij elk ander Excel spreadsheet.

Wees voorzichtig om niet de ‘ID’ of ‘Version’ velden aan te passen, aangezien zij noodzakelijk zijn voor de functionaliteit van de integratie. Sommige aanpassingen zijn ook niet toegestaan, naargelang de klassieke APROPLAN logica (een punt definiëren zonder status, …)

Creëren

Als u data kan creëren, kan u het ook bewerken. De regels zijn hetzelfde. In plaats van cellen te veranderen kan u ze enkelen invullen. U kan notities en formulieren maken, door andere rijen te kopiëren, of door het invullen van de benodigde velden (project, list, status, ...).

U kan dit doen door gebruik te maken de drop-down menu’s in de cellen, of door een datareeks te kopiëren vanuit een ander onderdeel van het werkblad.  

In het tweede geval, zorg ervoor dat de ‘ID’ en ‘Version’ velden leeg blijven.

‘ID’ is een unieke identificatiecode van de entiteit (punt of formulier) die u wenst te veranderen, waardoor de plug-in onderscheid kan maken tussen twee verschillende elementen met dezelfde naam.

‘Version’ wordt gebruikt om bij te houden of er veranderingen waren tussen uw huidige werkblad data en de data in APROPLAN.Als u een rij doorverwijst (push) zonder een ‘ID’, zal het gecreëerd worden APROPLAN.

Als u twee rijen met dezelfde ‘ID’ heeft, zal de plug-in u een waarschuwing geven. Als u de ‘ID’ van een punt verandert, kan dit ongewenste implicaties hebben.

De volgende stap na het creëren en updaten is het doorverwijzen van uw veranderingen naar APROPLAN. Klik op upload en wacht totdat uw data transfer compleet is.U kan opmerken dat een deel van uw data veranderd is. Dit is compleet normaal. APROPLAN vult bepaalde velden voor u in (ID, version, creator, last modified date, ...).

Instellingen

Het laatste element dat u eventueel moet veranderen zijn de instellingen.

Momenteel worden er enkel twee instellingen gedefinieerd:

  • De omgeving die u wenst te gebruiken voor de plug-in. Dit is speciaal gebruikt voor de klanten die toegang hebben tot een sandbox testruimte om integraties uit te testen. Normaal gezien zal u gebruik maken van de standaard, ‘Production’.
  • De mogelijkheid om automatisch punten en formulieren toe te wijzen aan gebruikers gebaseerd op uw project instellingen. Standaard is deze waarde uitgeschakeld, wat betekent dat u dit handmatig moet instellen.

Ga verder

Na het meervoudig gebruiken van de plug-in zal u waarschijnlijk het gevoel hebben om verder te gaan naar geavanceerde mogelijkheden: het linken van meerdere gebruikers en documenten, het toevoegen van commentaren bij een punt of formulier, het maken van dashboards of het plannen van projecten met de plug-in.

De elementen worden nader beschreven op de volgende pagina: “Ga verder”.

Lees verder:


Wat vond je ervan?


FAQ

Powered by HelpDocs