Plugin Excel - Pour aller plus loin

Nous y voilà. Après avoir appris les bases du plugin Excel, il est possible que vous souhaitiez approfondir certains points.

Cette page va vous fournir des informations pour parfaire votre connaissance du plugin.

Trucs et astuces sur la manipulation des données

Filtrer / Masquer et trier

Malgré le fait que vous ne puissiez obtenir que des feuilles de projets et de listes de données préétablies, filtrer et trier va vous permettre d’avoir une rapide vue d’ensemble des données nécessaires à toutes vos analyses.

Cela fonctionne de la même manière qu’une feuille Excel traditionnelle. Cliquez sur la flèche à côté d’un titre de colonne, par exemple “category”. Puis triez et filtrez à votre guise.

Vous pouvez également masquer des colonnes en les sélectionnant puis en cliquant sur “hide”.

Ajouter plusieurs utilisateurs ou documents à un point ou à un formulaire

Pour certaines colonnes (telles que “user in charge”, documents, …) vous allez vous rendre compte que les cellules peuvent contenir plusieurs valeurs. Mais vous ne pouvez utiliser qu’un seul menu déroulant. Afin de modifier ces cellules et par exemple, de relier plusieurs utilisateurs à un même point, il vous suffit d’aller dans la cellule d’éditeur de formule, de maintenir la touche Alt enfoncée et d’appuyer sur Entrée pour saisir une nouvelle ligne. A partir de ce moment là, vous pourrez ajouter des nouvelles données. Vous pouvez tout aussi bien copier le contenu d’autres cellules.

Faire des commentaires sur un point / un formulaire

APROPLAN a la puissante capacité de faire des commentaires à tout moment, en réponse à toutes les observations que vous pouvez faire en étant sur le terrain.

Pour noter des commentaires dans le plugin Excel, écrivez simplement ce que vous souhaitez dans la cellule Commentaires, puis chargez. Le contenu ne sera pas intégralement modifié. Votre commentaire sera juste ajouté à la suite de tous les autres.

 

Utiliser les données du plugin

Formules et macros

Les feuilles générées par le plugin tolèrent tous types de formules et de macros. Il n’est toutefois pas recommandé de mettre à jour de manière automatique toutes les données d’APROPLAN en utilisant des macros, car cela nuirait à l’intégrité du contenu que vous avez dans le plugin. Mais, vous avez toujours la possibilité de les utiliser pour avoir des aperçus (planning, tableaux de bord, etc.).

Faire un planning

Une bonne utilisation que l’on peut faire des données produites par le plugin est par exemple, de réaliser un planning du projet facile à utiliser. Il suffit pour cela d’ajuster les dates (création, date de rendu, etc.) et de réaliser un tableau de planification correspondant à votre façon de travailler.

Comme vous pouvez le constater, une ébauche d’un exemple de planning existe déjà et est disponible à droite des informations contenues dans votre feuille. Vous n’avez plus qu’à modifier selon vos convenances, le style, la couleur, les formules pour obtenir le planning que vous souhaitez.

Réaliser un tableau de bord

Comme vos données APROPLAN figurent maintenant sur Excel, vous pouvez également les utiliser pour réaliser des tableaux de bord. Il vous suffit de créer vos pivots, vos graphiques et vos formules afin de gérer automatiquement vos projets.

Comprendre les erreurs de chargement

Il est possible de temps à autres, que des messages d’erreurs apparaissent alors que vous chargez votre feuille. C’est tout à fait normal ! Dans ce cas, APROPLAN ne peut pas vous garantir que les données entrées dans la feuille soient:

  • Valides pour APROPLAN
  • Compréhensibles par le plugin

Voilà pourquoi il peut arriver que vous voyiez apparaître des messages d’erreurs.

Prenons un exemple concret.

1er exemple

Sur le message qui s’affiche ci-dessous, vous pouvez lire qu’une erreur est détectée sur la ligne 5.

Il indique que la catégorie n‘existe pas. C’est parce que quelqu’un a modifié la catégorie du point sans mettre à jour dans le même temps les sous-catégories associées. Par conséquent, le plugin ne peut intégrer ces données dans APROPLAN.

2ème exemple

Un autre type de message peut apparaître lorsqu’APROPLAN ne parvient pas à trouver une entité distincte pour un mot en particulier. Par exemple, ici, une personne a tenté de relier un point à un document appelé "Plan_APROPLAN" ; mais comme il existe plusieurs documents portant le même nom, le plugin a refusé de le rentrer pour éviter de le relier au mauvais document.

Comment résoudre les erreurs ?  

Après avoir essayé de rentrer ces données, le plugin vous indiquera que des erreurs ont eu lieu lors du chargement.

Selon le nombre d’erreurs (plus ou moins de 5), le plugin vous informera qu’il a soit:

  • rentré la feuille, excepté les lignes ayant échoué
  • complètement interrompu le chargement (s’il y a trop d’erreurs)

Cela signifie que si vous téléchargez à nouveau votre feuille, toutes les données qui n’auront pas été rentrées seront modifiées par APROPLAN pour contenir la bonne information.

Si vous ne souhaitez pas que cela se produise, vous avez soit la possibilité :

  • d’entrer les bonnes données dans votre tableur (relier à la catégorie correspondante, changer le nom du document dans l’application, etc.)
  • d’effacer les lignes qui ont échoué, et donc d’accepter que vous ne les modifiez pas.

Evidemment, si vous ne comprenez pas le sens d’un message, ou si vous avez besoin d’aide pour résoudre le problème, il vous suffit de contacter notre support clientèle par mail à l’adresse suivante ;  support@APROPLAN.com ou via le bouton vert d’aide, disponible partout dans l’application.

Cas d’utilisation Typique pour améliorer l’efficacité du Plugin Excel d’APROPLAN

Le Plugin Excel peut être utilisé de nombreuses façons. Son utilisation dépendra de votre manière de travailler et des actions que vous souhaitez accomplir. Car vous pouvez vous servir du plugin afin d’être plus performant dans un cadre plutôt qu’un autre.

Cette rubrique va rassembler des cas d’utilisation qui ont rencontré un franc succès chez nos clients qui l’utilise déjà. Si de votre côté, vous trouvez quelque chose d’intéressant à partager, n’hésitez pas à nous contacter afin de sensibiliser davantage la communauté APROPLAN.

Importer des données historiques

Afin d’exploiter au mieux toutes les possibilités qu’offrent ce plugin (réalisation de tableaux de bord, de planning, de gestion de projet), il vous faut bien évidemment des données sur APROPLAN afin de remplir les feuilles de calcul.

Si vous débutez dans votre utilisation d’APROPLAN, il est possible que vous n’ayez pas encore en votre possession suffisamment de données pour commencer à travailler.

Le Plugin Excel d’APROPLAN peut vous venir en aide, dès que vous aurez prévu d’importer toutes les données historiques que vous possédez de systèmes antérieurs, qu’elles proviennent d’un autre CRM, de feuilles de calcul, de documents papier ou sous toutes autres formes.

Il vous suffit de transcrire toutes ces données dans un fichier plugin et de charger le tout sur APROPLAN.

Travailler avec des modèles de listes

Un autre cas d’utilisation du plugin est le “modèle de liste”. En fonction du secteur dans lequel vous travaillez, les projets que vous réalisez, il est possible que des modèles récurrents apparaissent dans vos données APROPLAN.

Imaginons que vous travaillez pour une entreprise de construction de maisons. Quelle que soit la maison que vous construisez, le processus est toujours le même. Vous commencez par faire un état des lieux du terrain, puis vous entrez en action et enfin, vous vérifiez que tout correspond aux attentes.

Cet enchaînement d’actions majeures peut être défini en amont et copié directement d’un projet existant à un nouveau sur le plugin. Ceci vous permettra de gagner beaucoup de temps et de faire en sorte que vos processus soient à la fois clairs, simples et facilement adaptables.

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