Comment créer et charger un nouveau modèle de Formulaire? - Version Web

ℹ️ Tout d’abord il est indispensable de bien comprendre la différence entre un modèle de Formulaire et un Formulaire.La création d’un modèle se fait au niveau de l’entreprise. Ce modèle ou encore exemple type pourra être utilisé ensuite par les différentes intervenants à vos projets pour leur permettre de créer des listes de contrôles. 

La première étape pour travailler et collaborer au sein d’un Formulaire est de créer les modèles qui pourront ensuite être utilisé lors de vos différents contrôles qualités, sécurités ou environnements. 

Une fois créés, les utilisateurs qui ont les droits d’accès nécessaires seront en capacité de créer des Formulaires basés sur ces modèles. Par la suite tous les utilisateurs participants à votre projet pourront accéder aux Formulaires qui le seront assignés au préalable.

Modèles de Formulaires Publics

A compter de maintenant, en plus de la création de vos propres modèles de Formulaires, vous pouvez aussi télécharger et utiliser nos modèles certifiés, à partir de la nouvelle bibliothèque de modèles.

Accéder à notre bibliothèque de modèles de Formulaires
  1. Sur notre site internet, allez sur la page de notre bibliothèque de modèles publics : https://www.aproplan.com/qhse-forms
  2. Sélectionnez le modèle de Formulaire qui vous intéresse

  3. Puis cliquez sur le bouton “Ajouter à mon entreprise”.

  4. Connectez-vous à l’application web APROPLAN (https://app.aproplan.com). Une fois sur la page d’accueil, il vous suffit d’accéder à la page “Entreprise”.

  5. Dans l’angle en bas à droite de votre écran, cliquez sur l’icône “+”.

  6. Faites glisser et déposez, ou, retrouvez le modèle de formulaire téléchargé en cliquant sur “Parcourir” (1) puis sur “Importer” (2).

Bravo ! Le modèle de Formulaire est maintenant disponible pour votre entreprise, et prêt à être utilisé !

Créez votre modèle de formulaire

Pour pouvoir charger à l’avance un nouveau modèle de Formulaire, il faut :

  • Accéder à votre compte via l’application Web
  • Avoir une APROPLAN licence de type Entreprise 
  1. Allez dans l’onglet Société
  2. Accédez aux Modèles
  3.  Ouvrez et cliquez ensuite sur le bouton “+” en bas à droite.

4. Une fenêtre s'ouvre, depuis laquelle 2 étapes s’offrent à vous. 

Etape 1 :  Créer un nouveau Template aussi appelé modèle.

Le plus simple pour commencer est de télécharger l’exemple en version Excel.  

  1. Une fois le document Excel téléchargé, ouvrez la feuille de calcule nommée  DATA.

 

Le tableau à compléter est en deux parties. Premièrement vous devez compléter la partie Template (en bleu), c’est à dire les informations concernant le formulaire en lui même. 

  1. La première colonne n’est pas à compléter, elle sera complétée par l’application APROPLAN qui se chargera automatiquement de générer les informations, lors de votre première importation de modèle. 
  2. Complétez les 4 colonnes obligatoires, ces colonnes sont:

Template title: nommez votre Formulaire.

Template type:  Cette colonne vous permet d'ajouter des sections et questions dans votre modèle de formulaire. Si vous souhaitez créer une section, ajoutez "SECTION" dans la cellule de la colonne "Type" correspondante. A l'inverse, pour ajouter une question, ajoutez le mot "QUESTION" dans la cellule adéquate. 

Pour bien comprendre, voici un exemple de modèle de Formulaire qui contient 2 sections avec 3 questions dans chacune d'entre elle : 

Template language code: Sélectionnez la langue. Cette colonne se complète sous forme de liste déroulante.

Template is archived: Sélectionnez si vous souhaitez que le modèle de Formulaire soit archivé ou non. Cette colonne se complète sous forme de liste déroulante.Les 3 colonnes suivantes, c’est à dire Template Archived Date, Template Creator Alias et Template Creation Date ne sont pas à compléter. Une fois encore l’application APROPLAN complètera ces colonnes pour vous.

Vous passez maintenant à la partie Form Template Question (en rose).

La colonne Question id ne doit pas être compléter. APROPLAN se charge automatiquement de générer les informations lors de votre première importation de modèle. 

Complétez les colonnes suivantes:

Question Title: cette colonne est obligatoire, elle permet de nommer votre question.Question Description: cette colonne est facultative, elle vous permet d’ajouter une description à votre question pour lui apporter plus de contexte. 

Question Type: cette colonne est obligatoire et se complète sous forme de liste déroulante, elle définit le type de question

  1. FreeText: question ouverte, le répondant devra introduire du texte.
  2. DateTime: le répondant devra sélectionner une date dans le calendrier.
  3. PredefinedString: la question se répondra par un choix entre deux possibilités définies à l'avance tel que “oui” ou “non”.
  4. FreeNumber: question numérique ouverte, le répondant devra introduire un nombre.
  5. PredefinedNumber: le répondant devra sélectionner parmi un nombre limité de réponses numériques.
  6. MultipleChoice: question à choix multiples, vous définissez à l’avance les réponses possibles.

Question Predefined Choices: Cette colonne est obligatoire si le type de question est: PredefinedString, PredefinedNumber et Muliplechoice.

⚠️⚠️ Cette colonne requiert un style d’écriture particulier: écrivez vos différentes possibilités de réponses entre guillemets. Au lieu de mettre un espace entre vos différentes réponses, enfoncez les touches “ALT” puis “ENTER”. si vous utilisez un Mac et “CTRL” puis “ENTER” si vous êtes sur Windows. 

Question Minimum et Question Maximum, ces colonnes sont facultatives et seulement possible si le type de question est: PredefinedString, PredefinedNumber et Muliplechoice. Cela permet de définir un nombre minimum ou maximum de caractères dans les réponses à vos questions.

Question MaxLength, cette colonne est facultative et peut être complétée  seulement si votre question est de type ouverte (FreeText et FreeNumber).  Cela permet de limiter le nombre de caractère du text. 

Question is Archived: Ne doit pas être complété,  lors du téléchargement d’un nouveau Formulaire. 

Question Archive Date: Ne doit pas être complété,  lors du téléchargement d’un nouveau Formulaire.

Question Conformity Rules

cette colonne est facultative, entreaccolades, la réponse sera considérée conforme si elle est dans la plagedes valeurs définies ({"min", "max"}).

Si entre crochets, la réponse sera considérée conforme si elle est listée dans le tableau (["Oui", "Peut-être"]).

Après avoir enregistrer la version finale de votre document, vous pouvez maintenant charger le nouveau Formulaire sur APROPLAN en accédant à l’étape 2. Cliquez sur parcourir, puis sélectionnez le document excel dans votre ordinateur (ou glisser votre fichier dans l’espace affiché en pointillé). Pour terminer, cliquez sur chargement.

Votre nouveau Formulaire se trouve dans votre liste de Modèles et sera disponible dans les différentes listes (canaux de communication) de vos différents projets. 

Un problème ? Contactez notre support  ici ou posez vos questions en ligne directement sur l’application.


Cet article a-t-il été utile ?


APROPLAN FAQ

Powered by HelpDocs