Comment créer, personnaliser et envoyer un rapport de non-conformité - Version Web

Dans cet article, nous vous expliquons comment créer, personnaliser et envoyer un rapport aux participants du projet en utilisant l’application Web d’APROPLAN.

Guide des étapes à suivre

  1. Sélectionnez le projet sur lequel vous travaillez
  2. Sélectionnez la liste pour laquelle vous souhaitez générer un rapport
  3. Vous pouvez alors générer un rapport pour tous les points de la liste en cliquant directement sur l’icône d’impression (1), ou ne générer un rapport, que pour certains points en les cochant, puis en cliquant sur l’icône d’impression (2).
  4. L’écran présentant le rapport est divisé en 4 catégories, vous proposant, pour vos rapports, plusieurs options de personnalisation.
Informations Générales

Vous pouvez retrouver les modèles de rapports que vous aviez créé mais en créer également de nouveaux (1). Remarque: Un modèle de rapport ne peut être créé qu’à partir du moment où vos options d’impression ont été sélectionnées. Vous pouvez alors renommer le modèle pour le retrouver plus rapidement, lorsque vous aurez à nouveau besoin de générer des rapports.

  • Il vous est possible de donner un nom à votre rapport (2).
  • Vous pouvez choisir d’afficher tous les points ou seulement ceux sélectionnés (3).
  • Vous avez la possibilité de choisir la langue du rapport (4). Les fonctions d’APROPLAN seront alors automatiquement traduites.
  • Vous pouvez également cocher l’option Générer un rapport par utilisateur concerné (5).

Options de tri

Vous avez la possibilité de choisir la façon dont vous voulez rassembler vos points dans votre rapport. Vous pouvez les trier par :

  • Numéro
  • Statut
  • Catégorie
  • Place
  • Utilisateur concerné
  • Date limite
  • Date de création
  • Document
  • Important
  • Liste

De plus, vous pouvez choisir de trier vos points par ordre croissant

Ou par ordre décroissant

Directement dans le rapport.

Options d’affichage

Lorsque vous créez votre rapport, vous avez le choix entre plusieurs options d’affichage afin de sauvegarder et d’imprimer votre rapport personnalisé.

Affichage d’une liste de points : Vous avez la possibilité de les afficher sans les plans ou les images, ou avec les plans et une localisation, ou encore, avec les plans uniquement. Vous pouvez tout aussi bien afficher le sujet sur une seule ligne pour gagner plus de place.

Les différentes colonnes de la liste de points : Après avoir coché pour l’Affichage d’une ligne de points, vous avez la possibilité de choisir de faire apparaître certaines colonnes dans votre rapport en les cochant. Vous pouvez également choisir d’afficher les colonnes suivantes: le numéro des points, le sujet, le statut, la catégorie, la place, l’utilisateur concerné, la date limite, la date de création, l’auteur, les pièces jointes (cela vous indiquera s’il y a ou non des pièces jointes), ce qui est important et enfin le nom de la liste dans laquelle on peut retrouver le(s) point(s).

Il vous est également possible de choisir dans quel ordre vous souhaitez voir apparaître les colonnes en cliquant dessus et en les faisant glisser (en utilisant les deux barres horizontales comme présenté dans la capture d'écran ci-dessus). Il vous suffit de commencer par cocher les colonnes afin de les activer (le champ devient vert) et vous pourrez ensuite les déplacer à votre convenance.

Les champs contigus à Numéro et Sujet sont gris car ils s’affichent de manière automatique dans tous les rapports. Voici un exemple de configuration d’une liste de points:

  1. Aperçu de points avec leurs numéros
  2. Aperçu des plans avec les dessins (les dessins sont des annotations ajoutées sur un plan; sachez qu’une puce utilisée pour localiser un point sur un plan est aussi considérée comme un dessin).
  3. Afficher le détail des points (fonctionne uniquement avec les images, avec les plans et les emplacements, ou avec les plans et les emplacements, mais aussi sans les plans ni les images) : vous avez la possibilité d’afficher les images au format A5 et/ou d’imprimer un point par image et/ou d’afficher la date de création.
  4. Intégrer des points archivés
  5. Joindre un fichier Excel : en cochant cette option, un fichier Excel contenant tous les points, ou seulement ceux désirés - en fonction de ce que vous aurez choisi - sera ajouté au rapport APROPLAN. Vous pouvez aussi très bien cliquer à droite sur Télécharger, afin de sauvegarder les points du fichier Excel dans le dossier de téléchargements de votre ordinateur. Les images et documents joints aux points, eux, ne seront par contre pas inclus dans ce fichier.
  6. Joindre le(s) plan(s) d’origine (format PDF)
  7. Vous avez la possibilité de choisir de cacher ou non la date et l’heure des images
  8. Affichage des renseignements concernant l’auteur: vous avez le choix entre le nom, la fonction et l’entreprise
  9. Vous pouvez ajouter une page de couverture, que vous pouvez charger à partir du bureau de votre ordinateur en cliquant sur le bouton de téléchargement
  10. Il est également possible d’insérer des informations complémentaires au rapport, en cochant simplement l’option avant de saisir le texte

Vous pouvez ajouter jusqu’à trois logos à votre rapport en cliquant sur le menu déroulant de la rubrique logo :

  • Pas de logo
  • Logo de l’utilisateur : le logo que vous avez ajouté dans les paramètres de votre compte
  • Le logo du projet : le logo qui  a été configuré dans les paramètres du projet et qui apparaît en miniature dans la liste des projets
  • Logo personnalisé : il vous est possible de télécharger un logo directement depuis le bureau de votre ordinateur

Une fois que vous avez sélectionné votre (vos) logo(s), vous pouvez aussi décider de l’emplacement où vous souhaitez le(s) voir apparaître : dans l’angle en haut à gauche, au centre, en haut, ou dans l’angle en haut à droite.

Vous pouvez aussi le ou les afficher sur chaque page

  1. Lorsque vous avez fini de personnaliser votre rapport, vous pouvez en obtenir un aperçu en cliquant sur “Aperçu”. Vous pouvez également sauvegarder votre rapport et l’envoyer aux autres participants par mail.

  1. Si vous optez pour un envoi par mail, une nouvelle fenêtre apparaît avec un modèle de mail généré automatiquement. Vous pouvez alors modifier les destinataires du rapport (1), l’objet du mail (2) et le corps du texte (3). Une fois terminé, il vous suffit de cliquer sur “Envoyer” pour que votre rapport soit envoyé à tous les destinataires mentionnés.

Vous rencontrez un problème? N’hésitez pas à contacter notre service d’assistance ici ou de nous faire parvenir vos questions directement via l’application.


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