Plugin Excel - Comment l’utiliser ?

Une fois que l’installation du plugin est terminée, un nouvel onglet “LetsBuild” va s’afficher en haut de la barre de navigation.

Cliquez dessus afin d’accéder à cinq nouveaux boutons.

Les nouveaux boutons sont les suivants:

  • Log : Pour se connecter au Plugin en entrant vos identifiants LetsBuild
  • Download : Pour exporter vos données LetsBuild sur une feuille de calcul Excel
  • Upload : Pour importer sur LetsBuild toutes les données créées sur un tableur Excel
  • Settings : Pour modifier la configuration de certains éléments du plugin
  • Get started : Pour accéder directement à notre assistance

Télécharger vos premières données

Maintenant que votre plugin est lancé, vous pouvez commencer à télécharger vos données.

Commencez par vous connecter sur LetsBuild en cliquant sur “se connecter”.

Entrez vos identifiants et confirmez en cliquant sur “connexion”. ​

Puis, cliquez sur “Télécharger” et sélectionnez les listes et projets que vous souhaitez télécharger.

Patientez jusqu’à ce que vos données apparaissent sur votre fiche.

Attention: Selon le débit de votre bande passante et la taille de votre projet, la toute première synchronisation peut prendre quelques minutes.

Cela ne se produit que lors du premier lancement du Plugin. La liste ci-dessous vous donnera un ordre d’idée du temps que cela peut prendre :

  • Moins de 200 points :  de 1 à 2 minutes
  • Moins de 5000 points: de 5 à 10 minutes
  • Moins de 25000 points : de 30 à 60 minutes
  • Plus que 25000 points : de 2 à 3 heures

Trucs et astuces: Vous pouvez sélectionner plusieurs listes / projets en maintenant la touche CTRL ou Maj (SHIFT) appuyée.

Faites des petites modifications et chargez-les

Maintenant que vos données sont sur votre fichier Excel, vous avez la possibilité de les mettre à jour, et de générer directement des informations dans LetsBuild.

Mise à jour

Afin de mettre vos données à jour, il vous suffit de modifier le contenu de vos cellules, comme vous le feriez pour n’importe quelle autre feuille de calcul Excel.

Faites attention de ne pas modifier les champs “ID” ou “Version” étant donné qu’ils sont indispensables pour une intégration réussie. Vous verrez également que certaines modifications sont interdites, conformément à la logique de LetsBuild (définir un point sans statut, etc.).

Créer

S’il vous est possible de créer des données, vous pouvez tout aussi bien les modifier. Les règles sont les mêmes. Au lieu de modifier les cellules, il vous suffit de les remplir. Créez des notes et des formulaires soit en copiant d’autres lignes, ou en saisissant tous les champs requis (projet, liste, statut, etc.).

Vous pouvez le faire en utilisant les menus déroulants des cellules ou en copiant une rangée de données provenant d’une autre partie de la feuille.

Dans le second cas, assurez-vous que les champs ”Identifiant” et “Version” sont bien vides. ”Identifiant” est un identifiant unique de l’entité (point ou formulaire) que vous souhaitez modifier, permettant au plugin de faire la différence entre deux éléments portant le même nom. “Version” permet de vérifier si des changements sont intervenus entre les données de la feuille de calcul et celles dans LetsBuild.

Si vous entrez une ligne sans “Identifiant”, elle se créera dans LetsBuild. Si vous avez deux lignes comportant le même “Identifiant”, le plugin vous en avertira. Si vous modifiez l’ ”Identifiant” du point, il  est possible que cela ne fonctionne pas.

Synchroniser

L’étape suivant la création et la mise à jour va être d’insérer ces modifications dans LetsBuild. Cliquez simplement sur Upload, attendez un instant et toutes vos données seront transférées.  

Il est possible que certaines de vos données soient modifiées. Ce qui est tout à fait normal. LetsBuild s’occupe de remplir certains champs à votre place (identifiant, version, créateur, date de dernière modification, etc.).

Paramètres

La dernière chose que vous pouvez être amené à modifier sont les paramètres.

Il existe à l’heure actuelle, deux paramètres:

  • Le contexte dans lequel vous souhaitez utilisez le plugin. Il s’agit là d’un paramètre dédié aux utilisateurs qui bénéficient d’une sandbox où tester leurs intégrations. Vous devrez alors sans doute le garder en mode “production”.
  • La capacité à assigner de manière automatique des points et des formulaires aux utilisateurs qui se basent sur les paramètres de votre projet. Cette valeur est désactivée par défaut, ce qui signifie que vous devrez l’enclencher manuellement.

Pour aller plus loin

Après avoir utilisé pendant quelques temps le plugin Excel, vous ressentirez sans doute l’envie d’aller plus loin en approfondissant certains points  tels que: relier plusieurs utilisateurs ou documents, ajouter un commentaire au niveau d’un point ou d’une fiche, créer des tableaux de bord ou planifier un projet à l’aide du Plugin

Tous ces éléments sont décrits dans notre page suivante : “Pour aller plus loin”.

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