Excel Plugin - Fortgeschrittene Funktionen

Nachdem Sie die Grundlagen des Excel-Plugins kennengelernt haben, werden Sie sich vielleicht fragen, wie Sie einige weiterführende Aktionen durchführen können. Diese Seite wird Ihnen einige Ideen geben, um das Plugin möglichst effektiv zu nutzen.

Tipps und Tricks zur Datenmanipulation

Filtern / ausblenden und sortieren

Obwohl Sie nur Tabellen mit vordefinierten Daten aus Projekten oder Protokollen erhalten können, ermöglicht Ihnen die Filter- und Sortierfunktion einen schnellen Überblick über relevante Daten für Ihre gesamte Analyse.

Die Handhabung ist ähnlich wie in einer klassischen Excel-Tabelle. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Spaltentitel, zum Beispiel “Kategorie” und sortieren und filtern Sie die Spalte nach Ihren Wünschen.

Sie können Spalten auch ausblenden, indem Sie sie markieren und auf "ausblenden" klicken.

Mehrer Benutzer oder Dokumente zu einem Punkt / Formular hinzufügen

Für einige Spalten (z.B. "Verantwortlicher Benutzer", Dokumente,....) sehen Sie, dass Zellen mehrere Werte enthalten können. Sie haben jedoch nur Zugriff auf ein einzelnes Dropdown-Menü. Um diese Zellen zu ändern und z.B. mehrere Benutzer mit einem Punkt zu verknüpfen, gehen Sie einfach in den Zellformat-Editor, halten Sie die Alt-Taste gedrückt und drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile einzugeben. Dann können Sie weitere Daten hinzufügen. Sie können auch Inhalte aus anderen Zellen kopieren.

Ein Punkt / Formular kommentieren

APROPLAN hat die Funktion, jederzeit Kommentare zu allen Anmerkungen, die Sie auf der Baustelle und dem Plan sehen, abzugeben.

Um Kommentare im Excel-Plugin zu machen, geben Sie einfach alle Anmerkungen , in die Zelle “ Kommentar” ein und laden Sie es hoch. Ihre Kommentare werden dann hinzugefügt, ohne Inhalte zu überschreiben.

Daten aus dem Plugin verwenden

Formeln und Makros

Die vom Plugin erzeugten Tabellen unterstützen alle Arten von Formeln und Makros. Es wird nicht empfohlen, alle APROPLAN-Daten automatisch mit Hilfe von Makros zu aktualisieren, da dies die Integrität der in APROPLAN vorhandenen Inhalte beeinträchtigen könnte. Aber sie können dennoch genutzt werden, um Einblicke zu gewinnen (Planung, Dashboard,...).

Planung

Eine gute Verwendung der neu erzeugten Daten ist z.B. eine effektive Projektplanung. Passen Sie dafür die Daten (Erstellung, Fälligkeit,...) an und erstellen Sie ein Plandiagramm, das Ihre Arbeitsweise widerspiegelt.

Wie Sie sehen können, gibt es bereits einen Bootstrap eines Beispiel-Planungsdiagramms, das rechts neben den Informationen, die Sie in Ihrer Tabelle sehen, verfügbar ist. Passen Sie Design, Farbe und Formeln an und erhalten Sie die gewünschte Planung.

Ein Dashboard erstellen

Da Ihre APROPLAN-Daten nun in Excel vorliegen, können Sie damit auch Dashboards erstellen. Erstellen Sie einfach alle Ihre Pivots, Diagramme und benutzerdefinierten Formeln, um Ihre Projekte automatisch zu überwachen.

 Upload-Fehler verstehen

Wenn Sie Ihre Tabelle hochladen, können Ihnen unter Umständen Fehlermeldungen angezeigt werden. Das ist völlig normal! APROPLAN kann nicht garantieren, dass die Daten, die Sie in die Tabelle eingeben:

  • gültig für APROPLAN
  • verständlich für das Plugin

Deshalb müssen Sie mit Fehlermeldungen rechnen.

Sehen wir uns ein einfaches Beispiel an.

Beispiel 1

Die folgende Meldung zeigt Ihnen, dass ein Fehler in Zeile 5 aufgetreten ist.

Sie besagt, dass die Kategorie nicht existiert. Das liegt daran, dass jemand die Kategorie des Punktes geändert hat, ohne die zugehörige Unterkategorie zu aktualisieren. Dadurch ist es nicht möglich, diese Daten in APROPLAN zu übertragen. 

Beispiel 2

Eine weitere Fehlermeldung kann auftreten, wenn APROPLAN nicht in der Lage ist, eine eindeutige Entität für einen bestimmten Namen zu finden. Zum Beispiel versuchte jemand, einen Punkt mit einem Dokument namens "Plan_APROPLAN" zu verknüpfen; aber da es sich um viele Dokumente mit dem gleichen Namen handelt, weigerte sich das Plugin, es zu verschieben, um zu verhindern, dass es mit dem falschen verknüpft wird.

Wie können die Probleme gelöst werden?

Nachdem Sie versucht haben, diese Daten zu übertragen, zeigt das Plugin an, dass beim Hochladen einige Fehler aufgetreten sind.

Abhängig von der Anzahl der Fehler (kleiner oder größer als 5) informiert Sie das Plugin darüber:

  • dass die Tabelle, mit Ausnahme der fehlerhaften Zeilen, verschoben wurde
  • der Upload abgebrochen wurde (wenn zu viele Fehler aufgetreten sind).

Das bedeutet, dass beim erneuten Herunterladen Ihrer Tabelle alle nicht verschobenen Daten mit den richtigen Informationen von APROPLAN überschrieben werden.

Wenn Sie das nicht wollen, dann können Sie auch:

  • die Daten in der Tabelle korrigieren (Link zur richtigen Kategorie, Dokumentenname in der App ändern,....).
  • die fehlerhaften Zeilen löschen und akzeptieren, dass Sie sie nicht ändern werden.

Wenn Sie eine Nachricht oder Fehlermeldung nicht verstehen oder Hilfe bei der Behebung benötigen, kontaktieren Sie unseren Kundendienst unter support@APROPLAN.com oder über den grünen Hilfebutton, der überall in der App verfügbar ist.

Anwendungsfall des APROPLAN Excel Plugins zur Effizienzsteigerung

Es gibt viele Möglichkeiten, das Excel-Plugin zu verwenden. Abhängig von der Art und Weise, wie Sie arbeiten und welche Aktionen Sie durchführen möchten, können Sie das Plugin auf verschiedene Weise verwenden, um Ihre Produktivität in der gewünschten Umgebung zu steigern.

In diesem Abschnitt finden Sie einige erfolgreiche Anwendungsfälle unserer Kunden, die das Plugin bereits verwenden. Wenn Sie weitere Fragen oder Anmerkungen haben, kontaktieren Sie uns und werden Sie Teil der APROPLAN Community.

Historische Daten importieren

Um alle Möglichkeiten des Plugins zu nutzen (Dashboards, Planung, Projektmanagement), benötigen Sie natürlich einige Daten in APROPLAN für die Tabellenkalkulationen.

Wenn Sie mit der Nutzung von APROPLAN gerade erst beginnen, haben Sie möglicherweise nicht die entsprechenden Daten, mit denen Sie arbeiten können.

Das APROPLAN Excel-Plugin kann Ihnen nach der Einrichtung Ihres Projekts helfen, alle historischen Daten, die Sie aus früheren bestehenden Systemen haben, zu importieren, unabhängig davon, ob es sich um ein anderes CRM, Tabellenkalkulationen, Papierdokumente oder etwas anderes handelt.

Übertragen Sie einfach alles in eine Plugin Tabelle und laden Sie es in APROPLAN hoch.

Mit Protokollmustern arbeiten

Ein weiterer Anwendungsfall des Plugins ist das “Protokollmuster". Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten und der Art der Projekte, die Sie durchführen, haben Sie vermutlich einige Arten von wiederkehrenden Mustern in Ihren APROPLAN-Daten.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten für ein Bauunternehmen. Egal welches Haus Sie bauen, der Prozess ist immer derselbe. Zuerst inspizieren Sie die Baustelle, dann führen Sie Aktionen durch und schließlich überprüfen Sie, ob alles in Ordnung ist.

Alle diese wichtigen Aktionen können vordefiniert und mit dem Plugin von einem anderen Projekt direkt in das neue Projekt übertragen werden. Das spart Ihnen viel Zeit und macht Ihre Prozesse einfacher und effektiver.

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