Wie kann ich eine neue Formularvorlage erstellen und laden? Web-Version

ℹ️ Zunächst einmal ist es wichtig, den Unterschied zwischen einer Formularvorlage, einer Vorlage und einem Formular zu verstehen.

Die Erstellung eines Modells erfolgt auf Unternehmensebene. Dieses Modell bzw. diese Vorlage oder dieser Mustertyp kann dann von den verschiedenen Beteiligten Ihrer Projekte verwendet werden, um ihnen die Erstellung von Kontrolllisten auf der Grundlage Ihrer Modelle zu erleichtern.

Der erste Schritt zur Arbeit und Zusammenarbeit innerhalb eines Formulars besteht darin, die Modelle zu erstellen, die dann bei Ihren verschiedenen Sicherheits- oder Umweltqualitätskontrollen verwendet werden können.

Einmal erstellt, können die Benutzer, die über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen (Um die Zugriffsrechte zu verstehen, klicken Sie hier: link zu: "Wie man die Zugriffsrechte der Mitglieder des Unternehmens verwaltet") Formulare auf der Grundlage dieser Modelle erstellen. Anschließend können alle an Ihrem Projekt beteiligten Benutzer auf die zuvor zugewiesenen Formulare zugreifen.

Öffentliche Formvorlagen

Jetzt können Sie nicht nur Ihre eigenen Formularvorlagen erstellen, sondern auch unsere zertifizierten Vorlagen aus der neuen Bibliothek herunterladen und verwenden.

Erhalten Sie Zugriff auf unsere Formvorlagenbibliothek
  1. Besuchen Sie die öffentliche Vorlagenbibliothek auf unserer Webseite: https://www.aproplan.com/qhse-forms
  2. Klicken Sie auf die Formularvorlage, auf die Sie Zugriff erhalten möchten.

  3. Klicken SIe auf den Button ”Zu meinem Unternehmen hinzufügen”.
  1. Melden Sie sich bei der APROPLAN Web App (https://app.aproplan.com) an und navigieren Sie auf der Hauptseite zum Fenster "Unternehmen".

  2. Klicken Sie auf das "+"-Symbol in der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms.
  1. Ziehen Sie die heruntergeladene Formularvorlage per Drag & Drop oder suchen Sie sie, indem Sie auf den Button "Durchsuchen" (1) und dann auf "Importieren" (2) klicken.

Herzlichen Glückwunsch! Die Formularvorlage ist nun in Ihrem Unternehmen hochgeladen und kann sofort verwendet werden!

Erstellen Sie Ihre Formularvorlage

Um zuvor eine neue Formularvorlage nutzen zu können, müssen Sie diese laden:

• Zugriff auf Ihr Konto über die Webanwendung

• Haben Sie eine APROPLAN Business-Lizenz?

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Unternehmen
  2. Zugriff auf die Modelle
  3. Öffnen Sie und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "+" unten rechts. 
  1. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen 2 Schritte zur Verfügung stehen.

 

Schritt 1: Erstellen einer neuen Vorlage

Am einfachsten ist es, das Beispiel in der Excel-Version herunterzuladen.

1. Nachdem das Excel-Dokument heruntergeladen wurde, öffnen Sie die Tabelle mit dem Namen DATA.

 

  

Die zu vervollständigende Tabelle besteht aus zwei Teilen.

Zuerst müssen Sie den Abschnitt Template (in blau) ausfüllen, d.h. die Informationen über das Formular selbst.

1) Die erste Spalte wird nicht von Ihnen ausgefüllt, sondern von der Anwendung APROPLAN, die automatisch für die Generierung der Informationen beim ersten Modellimport zuständig ist.

 2) Füllen Sie die 4 erforderlichen Spalten, diese Spalten sind:

a. Titel der Vorlage: Benennen Sie Ihr Formular.

b. Vorlagentyp: Diese Spalte wird als Dropdown-Liste ausgefüllt. Wählen Sie aus den 3 verschiedenen Steuerungsarten: Sicherheit, Qualität, Umwelt

c. Template-Sprachcode: Wählen Sie die Sprache aus. In der Spalte wird eine Dropdown-Liste angezeigt.

 

d. Vorlage wird archiviert: Wählen Sie aus, ob die Formularvorlage archiviert werden soll oder nicht. In der Spalte wird eine Dropdown-Liste angezeigt.

 Die folgenden 3 Spalten, Template Archived Date, Template Creator Alias und Template Creation Date sind nicht auszufüllen. APROPLAN wird auch diese Spalten für Sie vervollständigen.

Sie gelangen nun in den Abschnitt Formularvorlage: Fragen (in rosa).

 Die Spalte Frage-ID sollte nicht ausgefüllt werden. APROPLAN lädt die Informationen automatisch beim ersten Import einer Vorlage.

 Füllen Sie die folgenden Spalten aus:

a. Titel der Frage: Diese Spalte ist obligatorisch, sie erlaubt Ihnen, Ihre Frage zu benennen.

b. Frage Beschreibung: Diese Spalte ist optional, sie erlaubt es Ihnen, Ihrer Frage eine Beschreibung hinzuzufügen, um ihr mehr Kontext zu geben.

c. Fragetyp: Diese Spalte ist obligatorisch und aus der Dropdown-Liste zu vervollständigen, sie definiert den Typ der Frage.

i. FreeText: Offene Frage, der Befragte muss einen Text eingeben.

ii. DateTime: Der Befragte muss ein Datum aus dem Kalender auswählen.

iii. PredefinedString: Die Frage wird durch die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten wie "ja" oder "nein" beantwortet.

iv. FreeNumber: offene numerische Frage, der Befragte muss eine Zahl eingeben.

v. PredefinedNumber: Der Befragte muss aus einer begrenzten Anzahl von numerischen Antworten auswählen (️ vergessen Sie nicht, die Antwortauswahl zu vervollständigen → siehe d.).

vi. MultipleChoice: Multiple-Choice-Frage, Sie definieren im Voraus die Auswahl der möglichen Antworten (️vergessen Sie nicht die Auswahl der Antworten zu vervollständigen → siehe d.)

 

d. Frage Vordefinierte Auswahlen: Diese Spalte wird benötigt, wenn es sich um einen Fragetyp handelt: PredefinedString, PredefinedNumber und Muliplechoice.

️️️️Diese Spalte erfordert einen bestimmten Schreibstil: Schreiben Sie Ihre verschiedenen Antwortmöglichkeiten in Anführungszeichen. Anstatt ein Leerzeichen zwischen die verschiedenen Antworten zu setzen, drücken Sie "ALT", dann "ENTER", wenn Sie einen Mac verwenden und "CTRL", dann "ENTER", wenn Sie Windows verwenden.

 

e. Minimale Frage und Maximale Frage: diese Spalten sind optional und nur möglich, wenn der Fragetyp PredefinedString, PredefinedNumber und Muliplechoice ist. Damit können Sie eine minimale oder maximale Anzahl von Zeichen in den Antworten auf Ihre Fragen definieren.

f. Question MaxLength: diese Spalte ist optional und kann nur ausgefüllt werden, wenn Ihre Frage vom offenen Typ ist (FreeText und FreeNumber). Dadurch wird die Anzahl der Zeichen im Text begrenzt.

g. Question is Archived: Muss beim Hochladen eines neuen Formulars nicht ausgefüllt werden.

h. Question Archive Date: Muss beim Hochladen eines neuen Formulars nicht ausgefüllt werden.

i. Question Conformity Rules: In geschweiften Klammern wird die Antwort als konform angesehen, wenn sie innerhalb des definierten Wertebereichs liegt ({"min", "max"}).

Wenn Sie etwas in Klammern angegeben, wird die Antwort als konform angesehen, wenn sie in der Tabelle aufgeführt ist (["Ja", "Vielleicht"]).

Nach dem Speichern der endgültigen Version Ihres Dokuments können Sie nun das neue Formular in APROPLAN laden, indem Sie zu Schritt 2 navigieren. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie dann das Excel-Dokument auf Ihrem Computer aus (oder ziehen Sie Ihre Datei in den Bereich, der in gestrichelten Linien angezeigt wird). Zum Abschluss klicken Sie auf Laden.

Ihr neues Formular befindet sich in Ihrer Vorlagenliste und ist in den verschiedenen Listen (Kommunikationskanälen) Ihrer verschiedenen Projekte verfügbar.

Haben Sie ein Problem? Kontaktieren Sie unseren Support hier oder stellen Sie Ihre Fragen online direkt über die App.


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