Wie wird ein Bericht für Nichtkonformitäten erstellt, anpasst und versendet? - Webversion

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit der APROPLAN Web Applikation einen Bericht erstellen, anpassen und an Projektteilnehmer versenden können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Wählen Sie das Projekt aus, an dem Sie arbeiten.

2. Wählen Sie das Protokoll aus, für das Sie einen Bericht erstellen möchten.

3. Nun können Sie entweder einen Bericht für alle Punkte des Protokolls erstellen, indem Sie auf das Druckersymbol (1) klicken, oder einen Bericht für bestimmte Punkte erstellen, indem Sie diese auswählen und dann auf das Druckersymbol (2) klicken.

4. Die Erstellung des Berichts ist in 4 Kategorien eingeteilt, die Ihnen verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten für Ihren Bericht bieten.

Allgemeine Informationen

  • Hier finden Sie die von Ihnen erstellten Berichtsvorlagen. Alternativ können Sie eine neue erstellen (1).
  • Sie können Ihrem Bericht einen Titel geben (2).
  • Sie können wählen, ob Sie alle Punkte oder nur die von Ihnen ausgewählten Punkte anzeigen möchten (3).
  • Sie können die Sprache des Berichts auswählen (4). Die APROPLAN-Funktionen werden dann übersetzt.
  • Sie können auch die Option wählen, einen Bericht pro verantwortlichem Benutzer erstellen (5).

Sortieroptionen

Sie können wählen, wie Sie Ihre Punkte in Ihrem Bericht gruppieren möchten. Sie haben die folgenden Optionen:

  • Nummer
  • Status
  • Kategorie
  • Raum
  • Verantwortlicher Nutzer
  • Fälligkeitsdatum
  • Erstellungsdatum
  • Dokument
  • Wichtig
  • Protokoll

Außerdem können Sie die Punkte im Bericht in aufsteigender

oder absteigender

Reihenfolge sortieren.

Anzeigeoptionen

Bei der Erstellung Ihres Berichts können Sie zwischen verschiedenen Layoutoptionen wählen, bevor Sie Ihren personalisierten Bericht speichern und drucken.

Liste der Punkte anzeigen: Sie können sie ohne Pläne oder Bilder, mit Plänen und Ort, mit Plänen und Bildern oder nur mit Plänen anzeigen. Sie können das Thema auch in einer Zeile anzeigen lassen, um Platz zu sparen.

Die verschiedenen Spalten in der Liste der Punkte: Nachdem Sie die Option “Liste der Punkte anzeigen” angeklickt haben, können Sie durch Anklicken auswählen, welche Spalten Sie in Ihrem Bericht haben wollen. Sie können die folgenden Spalten anzeigen lassen: Punktnummer, Betreff, Status, Kategorie, Raum, verantwortlicher Benutzer, Fälligkeitsdatum, Erstellungsdatum, Autor, Anlagen (so erfahren Sie, ob es Anlagen gibt oder nicht), wichtig und der Name des Protokolls, in der sich die Punkte befinden.

Sie können auch die Reihenfolge wählen, in der Sie die Spalten anzeigen möchten, indem Sie sie per Drag-and-Drop verschieben (mit den beiden horizontalen Balken, wie im Screenshot oben gezeigt). Aktivieren Sie die Spalten zunächst, indem Sie sie anklicken und dann können Sie sie nach Belieben verschieben.

Die Felder neben Nummer und Betreff sind grau, da diese automatisch in allen Berichten automatisch angezeigt werden. Hier sehen Sie ein Beispiel für die Konfiguration der Liste der Punkte

  • Punkten mit Punktnummern
  • Plänen mit Zeichnungen (Zeichnungen sind Anmerkungen, die Sie auf einem Plan machen; bitte beachten Sie, dass ein Pin, mit dem ein Punkt auf einem Plan lokalisiert wird, auch als Zeichnung betrachtet wird).
  • Punktdetails anzeigen (nur mit Bildern, mit Plänen und Bildern, mit Plänen und Orten, ohne Pläne und Bilder): Sie können wählen, ob Sie die Bilder im A5-Format anzeigen und/oder einen Punkt pro Seite drucken und/oder das Erstellungsdatum anzeigen möchten.
  • Archivierte Punkte anzeigen
  • Excel-Datei anhängen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird dem APROPLAN-Bericht eine Excel-Datei hinzugefügt, die alle Punkte oder nur die ausgewählten Punkte - je nachdem, was Sie gewählt haben - enthält. Sie können auch auf Download auf der rechten Seite klicken, um die Excel-Datei der Punkte im Download-Ordner Ihres Computers zu speichern. Die an die Punkte angehängten Bilder und Dokumente sind nicht in dieser Datei enthalten.

Originalpläne anhängen (PDF format)

  • Sie können das Datum und die Uhrzeit der Bilder ausblenden.
  • Autoreninformationen anzeigen: Sie können zwischen Name, Position und Firma wählen.
  • Sie können ein Deckblatt hinzufügen, das Sie von Ihrem Desktop aus hochladen, indem Sie auf den Button Hochladen klicken.

Sie können auch zusätzliche Informationen in den Bericht einfügen, indem Sie die Option vor der Texteingabe aktivieren.

Sie können bis zu drei Logos in Ihren Bericht einfügen, indem Sie auf das Dropdown-Menü im Logo-Bereich klicken:

  • Kein logo
  • Benutzerlogo: das Logo, das Sie in den Einstellungen Ihres Kontos hinzugefügt haben.
  • Projektlogo: das Logo, das in den Projekteinstellungen verwendet wird und als Miniaturbild des Projekts in der Liste der Projekte angezeigt wird.
  • Benutzerdefiniertes Logo: Sie können ein Logo direkt von Ihrem Desktop hochladen.
  • Sobald Sie Ihr(e) Logo(s) ausgewählt haben, können Sie auch entscheiden, wo es erscheinen soll: in der linken oberen Ecke, oben in der Mitte oder in der rechten oberen Ecke.
  • Sie können wählen, ob Sie Ihr(e) Logo(s) auf jeder Seite anzeigen möchten.

5. Nachdem Sie Ihre EInstellungen abgeschlossen haben, können Sie sehen, wie Ihr Bericht aussehen wird, indem Sie auf den Button "Vorschau" klicken. Sie können Ihren Bericht auch speichern und per E-Mail an andere Teilnehmer versenden.

6. Wenn Sie Ihren Bericht per E-Mail versenden möchten, erscheint ein neues Fenster mit einer automatisch generierten E-Mail-Vorlage. Dort können Sie die Empfänger des Berichts (1), den Betreff der E-Mail (2) und den Text der E-Mail (3) ändern. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Button "Senden", und Ihr Bericht wird an alle von Ihnen ausgewählten Empfänger zugestellt.

Sie haben ein Problem? Kontaktieren Sie unseren Kundensupport hier oder stellen Sie Ihre Frage direkt in der App.


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