Excel Plugin - Wie funktioniert es?

Einführung

Wenn Sie das Plugin erfolgreich installiert haben, wird in der oberen Navigationsleiste der neuer Reiter "APROPLAN" angezeigt.

Klicken Sie darauf, um Zugriff auf fünf neue Buttons zu erhalten.​

Die neuen Buttons sind:

  • Log : Um sich im Plugin anzumelden, verwenden Sie die Anmeldeinformationen Ihres APROPLAN Kontos
  • Download (Herunterladen): Um Ihre APROPLAN-Daten in eine Excel-Tabelle zu exportieren
  • Upload (Hochladen): Um Ihre Daten, die Sie in einer Excel-Tabelle erstellt haben, in APROPLAN zu importieren
  • Settings (Einstellungen): Um einige Elemente der Konfiguration des Plugins zu ändern
  • Get started (Anfangen): Um direkten Zugang zu unserem Help Center zu erhalten

Ihre Daten herunterladen

Nun, da Sie sich im Plugin befinden, können Sie mit dem Herunterladen Ihrer Daten beginnen.

Melden Sie sich bei APROPLAN an, indem Sie auf die Schaltfläche "Log" klicken.

Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und bestätigen Sie mit dem Button "LOGIN".

Klicken Sie anschließend auf "Download (Herunterladen)" und wählen Sie die Projekte und Protokolle aus, die Sie herunterladen möchten.

Warten Sie, bis Ihre Daten auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden.

Hinweis: Abhängig von der Qualität Ihrer Internetverbindung und der Größe Ihres Projekts kann die erste Synchronisation mehrere Minuten dauern.

Das kann während der ersten Einrichtung des Plugins passieren. In der folgenden Liste finden Sie grobe Zeitangaben:

  • Weniger als 200 Punkte: Etwa 1-2 Minuten
  • Weniger als 5000 Punkte: Etwa 5-10 Minuten
  • Weniger als 25000 Punkte: Etwa 30-60 Minuten
  • Mehr als 25000 Punkte: Bis zu 2-3 Stunden

Tipps und Tricks: Sie können mehrere Protokolle/ Projekte auswählen, indem Sie während der Auswahl STRG oder SHIFT gedrückt halten.

Einfache Änderungen vornehmen und hochladen

----> Neue Version

Jetzt, da Ihre Daten in einer Excel-Tabelle angezeigt werden, können Sie sie aktualisieren und Informationen erstellen, um sie direkt in APROPLAN zu übertragen. 

Update

Um Ihre Daten zu aktualisieren, ändern Sie einfach den Inhalt der Zellen wie bei jeder anderen Excel-Tabelle.

Achten Sie darauf, dass Sie die Spalten ID und Version nicht ändern, da sie für die Integration erforderlich sind. Beachten Sie auch, dass einige Änderungen gemäß der APROPLAN-Logik (Definition eines Punktes ohne Status,....) nicht erlaubt sind.

Erstellen

Wenn Sie Daten erstellen können, können Sie diese auch bearbeiten. Die Regeln sind die gleichen. Anstatt den Inhalt der Zellen zu ändern, füllen Sie diese einfach mit neuen Informationen. Sie können Notizen und Formulare erstellen, entweder durch Kopieren anderer Zeilen oder durch Eingabe aller erforderlichen Felder (Projekt, Liste, Status,....).

Nutzen Sie dafür die Dropdown-Menüs in den Zellen oder kopieren Sie eine Reihe von Daten aus einem anderen Teil der Tabelle.

Im zweiten Fall ist darauf zu achten, dass die Felder "ID" und "Version" leer bleiben.

"ID" ist eine eindeutige Kennung der Entität (Punkt oder Formular), damit das Plugin zwei Elemente mit dem gleichen Namen unterscheiden kann.

"Version" wird verwendet, um festzustellen, ob es eine Änderung zwischen den Daten aus der Tabelle und in Aproplan gab.

Wenn Sie eine Zeile ohne "ID" verschieben, wird sie in Aproplan erstellt. Wenn Sie zwei Zeilen mit der gleichen "ID" haben, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt. Wenn Sie die "ID" des Punktes ändern, kann es zu unerwünschtem Verhalten kommen.

Synchronisieren

Der nächste Schritt nach der Erstellung und Aktualisierung besteht darin, Ihre Änderungen in APROPLAN zu übernehmen. Klicken Sie dafür einfach auf Hochladen und warten Sie, bis Ihnen alle Daten angezeigt werden.

Möglicherweise werden einige Ihrer Daten geändert. Das ist völlig normal, da APROPLAN einige Felder für Sie ausfüllt (ID, Version, Ersteller, Datum der letzten Änderung,....).

Einstellungen

Das letzte Element, das Sie eventuell ändern müssen, sind die Einstellungen.

Im Moment sind nur zwei Einstellungen definiert:

  • Die Art der Umgebung, die Sie für das Plugin verwenden möchten. Dies wird insbesondere für die Kunden verwendet, die Zugang zu einer Sandbox-Umgebung haben, um Integrationen zu testen. Normalerweise verwenden Sie den Standard 'Production'.
  • Möglichkeit der automatischen Zuweisung von Punkten und Formularen an Benutzer, basierend auf Ihren Projekteinstellungen. Standardmäßig ist diese Einstellung deaktiviert, was bedeutet, dass Sie ihn manuell aktivieren müssen.

Fortgeschrittene Funktionen

Nachdem Sie das Excel-Plugin eine Weile nutzen, werden Sie wahrscheinlich das Bedürfnis haben, die fortgeschrittenen Einstellungen zu nutzen: mehrere Benutzer oder Dokumente verlinken, Kommentare zu einem Punkt oder einem Formular hinzufügen, Dashboards erstellen oder eine Projektplanung mit dem Plugin durchführen.

Alle diese Elemente sind auf unserer nächsten Seite definiert: "Fortgeschrittene Funktionen".

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